Afin d’accélérer la transformation digitale d’une société, il est essentiel d’utiliser différents types de logiciels. Parmi les applications les plus importantes, vous avez le logiciel GED, un outil numérique qui sert à gérer, stocker, envoyer et supprimer n’importe quel document de l’entreprise. Mais de quoi s’agit-il précisément ? Pourquoi mettre en œuvre ce système de gestion ?
Un logiciel GED, qu’est-ce que c’est exactement ?
Abrégé par GED, la Gestion électronique des Documents est une solution permettant de transformer les paperasseries en des fichiers numériques. De ce fait, vos collaborateurs ne seront plus obligés de rechercher une information en particulier dans un casier ou dans un tiroir. Afin de dématérialiser les documents, il est donc nécessaire d’utiliser un logiciel GED. Celui-ci est une application en ligne qui peut être exécutée avec un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
À l’aide de ce programme informatique, certaines tâches au niveau de l’entreprise seront ainsi simplifiées. D’ailleurs, c’est le cas des courriers, des factures ou encore des fiches de paies de l’entreprise. Au lieu de perdre du temps à imprimer et à trier les papiers, il suffit de quelques actions pour afficher, vérifier, traiter et envoyer le document en question. Il faut savoir que certains logiciels GED proposent même une signature électronique sur tous les fichiers.
Les avantages d’un logiciel GED
Il existe une multitude de raisons qui peuvent vous forcer à mettre en place un logiciel GED, notamment les coûts relatifs aux impressions, la perte du temps lors de la gestion manuelle des documents, le besoin de se tourner vers la digitalisation, etc. Sachez que la GED a pour rôle d’automatiser des processus comme la transmission de la fiche de paie, l’envoi d’une facture client ou bien l’archivage des divers documents administratifs. En utilisant un logiciel spécifique, tous les associés auront accès à ces données de manière instantanée.
L’avantage principal de l’utilisation d’un logiciel GED est l’amélioration des techniques de stockage et d’accès des données. En effet, tous les fichiers exploités par l’organisation pourront être communiqués en format numérique, et ce, en suivant les réglementations en vigueur. Grâce à cet outil, les informations de l’entreprise seront plus sécurisées. En sélectionnant le nombre d’utilisateurs, il est possible d’accéder aux documents simultanément. Sans oublier qu’avec une signature électronique, les bulletins de paie, les factures ainsi que tout autre type de document bénéficieront d’une valeur juridique.
Comment concrétiser un projet de gestion électronique des documents ?
Afin de réaliser ce genre de projet, il faut avant tout prendre connaissance des différents fichiers à digitaliser. Dans le cas où certains documents ne sont pas sauvegardés dans l’ordinateur, vous êtes obligé de les scanner. Après avoir déterminé ces fichiers, l’étape suivante est de les indexer et les classer en fonction des services, par exemple. En termes de gestion d’informations, la sécurité est un élément à prioriser. Si vos données ne disposent pas d’une bonne protection, ils risquent de tomber aux mains d’une personne de mauvaise foi.
Pour réussir son projet GED, il est également primordial de prendre conscience de leur méthode de stockage et de diffusion. En principe, un logiciel de gestion électronique de documents propose une plateforme en ligne pour la sauvegarde des fichiers de l’entreprise. Néanmoins, il ne faut pas oublier sa durée de conservation, l’organisation de l’archivage ou encore le temps d’accès aux données. Quant au mode de diffusion, il s’agit de l’envoi des datas, soit via intranet, soit par internet.
