La préparation et l’organisation d’un événement d’entreprise ne sont pas aussi simples qu’on le pense. En effet, les envies et les objectifs sont souvent très précis, mais les choses se corsent lorsqu’il faut passer à la concrétisation des idées. Il suffit pourtant de déléguer quelques tâches à des professionnels de l’événementiel. Voici quelques conseils en ce sens.
Respecter un planning précis
Remise de prix, soirée de fin d’année, anniversaire ou encore lancement de produit, il existe plusieurs occasions pour organiser un événement en entreprise. Cela permet d’ailleurs de renforcer les liens avec les collaborateurs et améliore la notoriété de la marque. Bien sûr, pour parvenir à ces résultats, les organisateurs doivent considérer certains détails.
Ainsi, après la définition de l’objectif et la nature de la manifestation, l’équipe organisatrice doit élaborer un cahier de charges. Ce document indiquera le nombre de participants, le profil des invités, la thématique, la date, mais également le budget alloué à chaque élément. On se référera ensuite à toutes ses informations pour choisir le lieu adapté pour accueillir les convives. Cette phase est cruciale, car il influera à 50 % sur la réussite de l’événement.
Enfin, étant donné que toute l’organisation ne peut pas être assurée par une seule entité, le choix des prestataires est déterminant pour garantir le succès de l’événement. En effet, il fait intervenir différents corps de métiers, à savoir le traiteur, les décorateurs, mais aussi le photographe. Avant de sélectionner un prestataire quelconque, il est important de réaliser un tri rigoureux.
Le professionnel en audiovisuel : un prestataire important
La réussite d’un événement dépend de la qualité organisationnelle, mais également de l’aptitude de l’entreprise à déléguer certaines fonctions à des professionnels du métier de l’événementiel. Or, malgré cela, la plupart des sociétés font encore l’erreur de confier les détails techniques à des amateurs pour faire des économies. C’est souvent le cas de la sonorisation et de la gestion des lumières.
Pourtant, bien que cela nécessite un investissement conséquent, le recours à des prestataires audiovisuels est particulièrement recommandé. Ces derniers bénéficient d’une réelle expérience dans le domaine et proposent diverses prestations pour dynamiser la soirée et assurer une meilleure visibilité pour l’enseigne. Outre l’éclairage, ces professionnels pourront produire des contenus audiovisuels de qualité, qui serviront ensuite de supports communications post-event.
Suivant la tendance, la plupart des agences offrent désormais une solution streaming video, avec une lecture directe des vidéos sur les réseaux sociaux ou sur le site vitrine de la marque. Il s’agit d’un concept innovant qui consiste à filmer et à diffuser directement la vidéo de la manifestation sur internet. Moyen de communication révolutionnaire, cela permet de communiquer à une large audience et favorise une interactivité avec les internautes. Pour élaborer une stratégie adaptée, il est préférable de consulter des professionnels expérimentés.
