Depuis quelques années, les entreprises sont confrontées aux menaces à la sécurité. Dans ce contexte, la gestion des clefs revêt une importance capitale. En effet, une mauvaise gestion des clefs peut favoriser les vols, les intrusions, les fuites de données sensibles et autres. Il est de ce fait primordial que vous mettiez en place des pratiques rigoureuses pour assurer la sécurité et la traçabilité des clefs au sein de votre entreprise. Voici quelques bonnes pratiques à mettre en place.

Investissez dans des solutions intelligentes

La première étape pour une gestion sécurisée des clefs consiste à investir dans des solutions intelligentes. Conscients des enjeux auxquels les entreprises sont confrontées, plusieurs spécialistes comme Traka se distinguent par leur engagement en faveur de l’innovation et de la qualité. Ils proposent des solutions de Gestion électronique des clefs et des équipements. Parmi celles-ci se trouvent les armoires à clefs électroniques.

Conçues avec des technologies de pointe, comme la biométrie, la RFID et les logiciels de gestion centralisée, ces solutions intelligentes permettent d’optimiser la sécurité et l’efficacité des entreprises. Grâce aux armoires, vous pourrez contrôler les accès aux clefs, suivre les mouvements en temps réel et générer des rapports d’activités.

En plus des armoires à clefs électroniques, il existe des systèmes de biométrie et de cartes d’accès. Ils peuvent vous aider à renforcer la sécurité de votre entreprise et à limiter les risques de fraude. Vous ne pouvez pas choisir une solution sur un coup de tête. Vous devez tenir compte des besoins de votre entreprise. Une fois que vous adoptez une solution, vous devez la mettre à jour régulièrement.

Établissez un inventaire précis et un système de traçabilité

La pratique suivante consiste à établir un inventaire précis de toutes les clefs de l’entreprise. Cet inventaire doit comporter des informations détaillées sur chaque clef. Il doit préciser l’emplacement de la clef, l’identité de celui qui la détient ainsi que son niveau d’accès.

Parallèlement, il est indispensable que vous mettiez en place un système de traçabilité efficace. Celui-ci doit vous aider à suivre les mouvements de chaque clé. Le système que vous mettez en place peut être manuel ou automatisé. Veillez juste à ce qu’il garantisse une traçabilité complète et fiable.

Prévoyez des procédures d’attribution et de restitution claires

Pour éviter les pertes, les vols et les utilisations abusives, vous devez définir des procédures d’attribution et de restitution claires et strictes. Elles doivent indiquer les personnes qui sont autorisées à recevoir les clés et les conditions d’attribution.

Les procédures doivent également préciser les délais de restitutions des clefs ainsi que les sanctions en cas de violation des règles. Il ne suffit pas de mettre en place des mesures pour assurer une gestion sécurisée des clefs. Il faut également limiter le nombre de personnes ayant accès aux clés sensibles et de mettre en place un système de contrôle d’accès.

Sensibilisez le personnel

Dans une entreprise, la sécurité des clefs est l’affaire de tout le personnel. Il est donc important de les impliquer activement dans la démarche de sécurité. À cet effet, vous pouvez organiser régulièrement des formations pour rappeler aux employés les règles et les bonnes pratiques en matière de gestion des clefs. Ces formations peuvent aborder des sujets comme les risques liés à une mauvaise gestion des clés et les procédures à suivre en cas de perte ou de col de clefs. Elles peuvent aussi porter sur l’utilisation des solutions de sécurité mises en place pour protéger l’entreprise.

Par ailleurs, vous devez fournir au personnel de votre entreprise des informations sur l’évolution du système de gestion des clés et sur les nouvelles procédures. Il faut que vous créiez un climat de confiance et encouragiez vos employés à signaler toute anomalie ou suspicion.