Dans l’exercice de leurs fonctions, les employés sont parfois amenés à couvrir les frais de déplacement de leurs propres poches. Dans de pareilles situations, l’entreprise procède au remboursement des frais une fois que l’employé a fourni les justificatifs des dépenses. Mais pour pouvoir bénéficier du remboursement, il est important de savoir à quoi correspondent les frais de déplacement et comment les calculer.
A quoi correspondent les frais de déplacement ?
Les frais de déplacement sont les dépenses qu’effectuent les salariés ou les dirigeants au cours d’un déplacement professionnel pour les besoins de l’entreprise. Ils concernent exclusivement les dépenses engagées par les salariés ou les dirigeants lors de visites, rendez-vous ou voyages pour le compte des activités de l’entreprise. Les dépenses de déplacement sont liées aux activités professionnelles menées en dehors et au nom de l’entreprise. Sont considérés comme frais de déplacement :
- Les frais avancés par le salarié ou le dirigeant pour un voyage en aller et retour ;
- Les frais avancés sur place par le salarié ou le dirigeant pendant son séjour.
Les frais de déplacement se composent des frais de réservation d’hôtel, de location de voiture, les frais des billets de transport, les frais de stationnement et les frais de restauration dans le cadre d’un rendez-vous avec un client ou d’une mission professionnelle. Pour gérer plus facilement et de manière efficace les dépenses liées au déplacement, de nombreuses entreprises se servent de cartes professionnelles. Mooncard.co propose une carte de paiement pour vos notes de frais et dépenses professionnelles. Le suivi des dépenses est automatisé, et cela signifie qu’il est possible d’avoir à tout moment une idée précise de toutes les dépenses effectuées.
Comment se calculent les frais de déplacement liés au transport ?
Les frais de déplacement supportés par le salarié ou le dirigeant dans le cadre d’un déplacement professionnel sont calculés sur la base de deux critères :
- Lorsque le salarié ou le dirigeant utilise un transport public ;
- Lorsque le salarié ou le dirigeant utilise son propre véhicule.
Le calcul des frais de déplacement : cas du transport public
Lorsque le salarié ou le dirigeant utilise l’avion, le train, le bus ou fait la location de voiture, le calcul prend en compte le montant réel. Il est nécessaire dans ce cas de fournir tous les justificatifs. Une fois que les preuves sont reconnues valables, le salarié ou dirigeant peut se faire rembourser.
Toutefois, il faut noter que les frais de location de voiture sont pris en compte dans le calcul uniquement lorsque le supérieur hiérarchique donne préalablement son accord.
Le calcul des frais de déplacement : cas du véhicule personnel
Lorsque le salarié ou le dirigeant utilise son propre véhicule pour effectuer le déplacement professionnel, le calcul se fait sur la base du barème de kilomètres publié chaque année par l’URSSAF. On parle alors dans ce cas d’indemnités kilométriques.
Ce barème kilométrique publié chaque année par l’URSSAF permet à l’employeur de calculer les indemnités à verser au salarié ou au dirigeant. Le calcul se fait sur la base du nombre de kilomètres parcourus et de la puissance du véhicule.
A titre d’exemple, un salarié ou un dirigeant qui parcourt 200 kilomètres avec sa voiture de puissance fiscale 4 CV pour un déplacement professionnel fera le calcul suivant : 200km x 0.493 = 98,6 €. Ce montant obtenu sera remboursé, mais ne sera pas mentionné sur la fiche de paie du salarié ou du dirigeant.
L’indemnité kilométrique prend en compte :
- La consommation de carburant ;
- Les primes d’assurance ;
- Les frais liés à la réparation et à l’entretien ;
- L’achat de pneus.
Il est important de noter que les moyens de déplacement pris en compte pour le calcul des indemnités kilométriques sont les scooters, motos, vélomoteurs et voitures.
