En entreprise, l’accueil est plus stratégique qu’il n’y parait. Mais trop souvent, il est encore mal soigné. Ce service influe pourtant sur l’image de marque et participe au processus de fidélisation des clients. Il est donc important d’améliorer cette fonction en mettant en place une charte bien définie et en désignant un personnel qualifié. D’ailleurs, pour accueillir efficacement les visiteurs, de nombreuses enseignes externalisent désormais cette mission. Celle-ci est généralement confiée à des hôtesses.

L’accueil physique en entreprise : un véritable enjeu stratégique

La première impression est souvent la bonne. S’il existe plusieurs arguments pour contester cette citation, elle reste pourtant avérée en ce qui concerne la qualité d’accueil en entreprise. En effet, la façon dont le personnel accueille les visiteurs reflète le sérieux, l’empathie et le professionnalisme d’une enseigne. Elle influe également sur l’image de marque de la société. De même, dans les commerces, les complexes hôteliers ou les restaurants, la qualité du service contribue à fidéliser la clientèle. Selon une étude, cela encourage les clients à revenir vers l’établissement et augmente jusqu’à 30 % les chances de les convertir en ambassadeurs. Lors d’un événement, l’accueil joue aussi un rôle important. Dans ce cas, en plus de renseigner, il sert à orienter les invités et à mettre ces derniers à l’aise.

Mais bien que les sociétés aient conscience de son importance, de nombreuses entreprises négligent encore cette fonction. L’agent de réception doit pourtant justifier des capacités nécessaires pour accueillir convenablement les visiteurs. Il doit avoir une présentation impeccable et agir poliment envers tout le public. Par ailleurs, il est essentiel de montrer un sourire à toute épreuve. Enfin, l’accueil doit être personnalisé. Autrement dit, il faut traiter chaque personne en fonction de ses besoins, son âge ou encore sa relation avec la marque.

L’externalisation de l’accueil : une solution courante

Aujourd’hui, la sous-traitance de l’accueil en entreprise est en passe de devenir une norme. Autrefois privilège des grands groupes, cette tendance gagne aussi les PME. Les avantages de cette solution sont multiples. Elle permet de profiter d’une image soignée ainsi que d’un gain de temps et d’argent. En effet, les agents sont payés par mission. Ils sont donc considérés comme de simples prestataires et n’intègrent pas l’effectif du personnel. Ce qui ne déplait pas aux responsables RH, car ceux-ci pourront s’affranchir des différentes démarches liées au recrutement.

Toutefois, l’externalisation ne s’improvise pas. Dans un premier temps, il est nécessaire de bien identifier les missions pour qu’elles soient bien exercées. Cela consiste à apporter plus de formalités au cahier de charges et à créer une charte d’accueil. On doit aussi prévoir un document qui renseigne sur les activités de l’entreprise. Cela permet de faciliter la communication entre les visiteurs et le chargé de réception. Il existe donc autant d’éléments-clés à préparer pour gagner en efficacité.

Ceci étant fait, la société doit chercher des prestataires qualifiés pour offrir un service efficace. Pour cela, la plupart des enseignes décident de faire appel à une agence dédiée à cet effet comme agence hôtesses d’accueil entreprise Paris. Cette structure propose des agentes expérimentées. Par ailleurs, elle peut aussi mettre les entreprises en contact avec des hôtesses bilingues.