Il est important d’organiser un évènement en entreprise au moins une fois par an. L’objectif est d’identifier des axes d’amélioration grâce à l’intervention de différents participants. Pour la réussite de l’évènement, il faut effectuer les préparatifs nécessaires. Justement, voici quelques conseils à suivre.
Fixer des objectifs avant de choisir la date et le lieu
Avant de choisir le lieu de l’évènement, il convient d’établir des objectifs réalistes. Pour cela, il faut se poser les bonnes questions. Les organisateurs devront se mettre d’accord pour trouver des sujets à aborder. Peut-être qu’il s’agit du lancement d’un produit (ou service) ou de la présentation de leur entreprise à leurs nouveaux collaborateurs. Ils pourront ensuite prendre des décisions en ce qui concerne la nature de l’évènement. Les organisateurs peuvent par exemple choisir de planifier une soirée ou un repas d’entreprise. Mais ils peuvent également organiser une conférence ou un séminaire. Dans tous les cas, ils devront définir les objectifs de l’évènement avant de passer à la prochaine étape.
Une fois les objectifs fixés, les organisateurs peuvent choisir la date à laquelle l’évènement aura lieu. D’un point de vue concret, les week-ends sont à éviter. Il est préférable de choisir un jour en semaine. Bien entendu, les vacances scolaires sont à privilégier. Autrement, certains participants (employés) ne pourront pas assister à l’évènement. Concernant le choix du lieu de l’évènement, l’endroit doit être proche de l’entreprise. Ainsi, les coûts liés au transport du personnel seront moins importants. D’autre part, il est utile de planifier la logistique afin d’éviter les mauvaises surprises. Chaque détail doit être étudié à la loupe avant toute prise de décision.
Qu’en est-il du choix du traiteur événementiel ?
Il est obligatoire de contacter un traiteur événementiel dans le cadre d’un évènement d’entreprise. En guise d’exemple, il serait facile de trouver le meilleur traiteur événementiel Paris, à travers une simple recherche en ligne.
La mauvaise qualité des repas présentés aux participants pourrait nuire à l’image de marque de la firme. Il est donc plus judicieux de solliciter l’intervention d’un spécialiste en matière de cuisine pour éviter toute déception. Grâce à ses compétences et son savoir-faire, il pourra concocter des plats uniques et savoureux. Bien entendu, il vaut mieux se tourner vers les meilleurs prestataires. Il est tout à fait possible de trouver un traiteur événementiel doté de plus de 10 ans d’expérience sur internet. Il suffit de visiter un site dédié à cet effet.
Il est important de préparer la communication afin de garantir la réussite d’un évènement d’entreprise. Pour ce faire, il faut envisager toutes les solutions possibles. Heureusement qu’il existe différents supports de communication (la presse écrite, la radio, la télévision, l’internet, etc.). Mais il est conseillé d’opter pour les meilleurs d’entre eux. L’objectif est de faire connaitre la date de l’évènement aux participants. Les annonces réalisées doivent être publiées plusieurs mois à l’avance. Il faut qu’elles puissent apporter davantage de visibilité à l’évènement d’entreprise. Il ne reste plus qu’à envoyer les invitations (par courrier électronique). Les contenus sur les réseaux sociaux sont d’ailleurs efficaces pour communiquer sur un évènement professionnel.
