La signature électronique se présente comme la solution digitale qui permet de signer numériquement les documents d’une entreprise. Adopter cette solution est un véritable atout pour les organisations qui désirent faciliter leurs procédures et se positionner dans la sphère numérique. Voici ce que vous devez savoir sur ce dispositif.
Pourquoi la signature électronique devient-elle indispensable ?
Opter pour la signature digitale est un réel avantage quel que soit le cœur de métier. Son imposition aux différentes entreprises a contribué à certains changements dans le développement de celles-ci.
L’amélioration des processus au sein de l’entreprise
La transformation digitale au sein des entreprises pousse à envisager une simplification des processus. L’e-signature est un outil incontournable de la digitalisation, car elle amplifie le recours à une dématérialisation des documents. Que ce soit dans le secteur public ou privé, l’utilisation des documents papiers devient de plus en plus limitée. La question de la signature des contrats multipartites en interne était sujette à de longues et fastidieuses procédures lorsqu’un administrateur ou un collaborateur était en déplacement ou en télétravail. La conclusion des contrats devenait le plus souvent complexe et lente.
Grâce à la signature numérique, les délais de traitement des dossiers sont considérablement réduits. Vous n’avez plus besoin d’imprimer vos documents ou d’attendre que les parties concernées soient sur place. En optant pour une dématérialisation, vous avez une facilité à faire parvenir les différents dossiers aux destinataires et à obtenir une signature dans les plus brefs délais. Les tâches qui nécessitent la signature de plusieurs responsables pourront être insérées dans votre organisation. La collaboration entre les employés va s’améliorer.
Dans le cas d’un freelance, l’utilisation de la signature digitale est un avantage de taille dans la réception, la validation et le traitement des commandes.
L’e-signature se positionne comme un outil indispensable dans les relations commerciales d’une entreprise. L’amélioration du circuit de traitement des échanges avec les fournisseurs permet de conserver de façon durable les preuves des transactions effectuées. De la validation d’une commande à sa réception, en passant par les étapes de signature des documents à divers niveaux, l’e-signature permet de gagner du temps, en réduisant le délai de paiement et en renforçant par la même occasion le partenariat avec les prestataires.
En ce qui concerne la relation avec les clients, elle devient plus fluide grâce à la signature digitale. La réception des commandes et leur validation ne devraient plus être un problème majeur. Pour obtenir l’accord des partenaires et améliorer les relations avec eux, la signature en ligne est infaillible. Que ce soit pour la signature d’un contrat d’adhésion ou la validation d’un devis, d’un bon de commande ou d’une facture, la signature numérique s’impose désormais. Chaque entreprise devrait profiter des avantages de cet outil pour se démarquer dans son secteur d’activité. N’hésitez pas à solliciter l’assistance d’un professionnel comme Connective pour la mise en place de votre outil de signature au sein de votre entreprise.
Une augmentation de la productivité de l’entreprise et la réduction des coûts
L’e-signature permet de réduire des coûts relatifs à l’impression, à la gestion des documents, à leur numérisation, aux envois postaux, et même à leur archivage de façon numérique. La méthode d’archivage numérique permet d’accéder facilement aux différentes informations depuis n’importe quel support (smartphone, tablette, ordinateur, etc.). Que les signataires soient dans la même ville ou non, l’archivage numérique rend plus simples les processus. De même, elle facilite la mise en place d’un coffre-fort numérique en vue de protéger le volume documentaire dématérialisé de l’entreprise.
L’utilisation de la signature digitale est également un moyen de réduire le gaspillage de papier au sein de votre entreprise. Vous limitez aussi de manière progressive les déchets papiers produits par votre structure. C’est un choix éco-responsable qui s’aligne sur le principe zéro papier.
Une optimisation de l’image de l’entreprise
L’adoption de la signature électronique dans une entreprise est un choix innovant et un gage de modernité au sein de votre entreprise. Elle contribue à redorer l’image de l’entreprise aux yeux des clients et des partenaires. Ce qui permet d’accompagner les ambitions de modernisation des différents processus et l’instauration d’un climat de confiance (pour en savoir plus).
