Toutes les entreprises, peu importe leur statut juridique, sont soumises à une obligation de facturation. Un professionnel doit remettre une facture à son client pour acter la vente d’un produit ou d’une prestation de service. Les règles en matière de facturation sont strictes, et doivent être respectées sous peine de sanction. Comment fonctionne la facturation ? Toutes les réponses dans cet article dédié.
Qu’est-ce la facturation ?
La facturation désigne le processus par lequel une entreprise établit un document prouvant la réalisation d’une vente ou d’une prestation de service. Le document émis (la facture), doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires, afin d’être conformes aux normes en vigueur.
Une facture doit toujours être émise en deux exemplaires, l’un pour le client et l’autre pour l’entreprise. Elle doit être conservée pendant 10 ans, en cas de contrôle par l’administration fiscale. Si un litige survient, la facture permet de prouver la transaction et indique les conditions acceptées par les deux parties. Le devis quant à lui est recommandé mais jamais obligatoire.
De quoi se compose une facture ?
Une facture doit respecter un certain formalisme et doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires. Voici les principaux éléments à inclure dans une facture entre deux professionnels :
- La date de la facture
- Le numéro de la facture
- Les coordonnées du client
- Les coordonnés du fournisseur
- L’objet de la facture
- La description des produits ou des prestations de services
- La quantité des produits ou des prestations de services
- Le montant HT et TTC de chaque opération
- Le taux de TVA (si applicable)
- Le numéro de TVA intracommunautaire des parties (si applicable)
- Les modalités de paiement
- La signature des parties
En fonction de la situation des signataires, des informations supplémentaires peuvent être à inscrire sur la facture. C’est le cas des entrepreneurs en franchise en base de TVA, des entreprises inscrites au registre du commerce et des sociétés (RCS), des sous-traitants du secteur du BTP… etc.
Une entreprise qui ne respecte pas ses obligations de facturation risque des sanctions financières de la part de l’administration fiscale : 75 000 € pour une personne physique
et 150 000 € en cas de réitération.
Des solutions pour simplifier votre facturation
La gestion de la facturation peut parfois être complexe, surtout pour les petites structures, mais des outils existent pour vous faciliter la tâche ! Il existe de nombreux logiciels de facturation qui proposent aux entrepreneurs, d’éditer des factures directement en ligne. Sur ces logiciels il sera possible :
- D’automatiser la création et l’envoi de vos factures
- D’ajouter automatiquement les mentions légales
- De calculer automatiquement la TVA
- De personnaliser vos devis et factures
- D’envoyer directement vos factures à leur destinataire par mail
- De respecter les obligations légales et d’éviter les erreurs
- De suivre le paiement de vos factures
- De conserver vos factures au sein d’un outil sécurisé
Effectivement, ces solutions intègrent souvent des fonctionnalités de suivi de vos factures. Ce type de services va simplifier le suivi des factures, et permet de contrôler facilement les encaissements. Il sera aussi plus simple de relancer vos clients en cas de retard de paiement.
Avec un logiciel de facturation en ligne, vous gagnez du temps, limitez les erreurs et vous vous assurez de respecter vos obligations légales. De plus, ces logiciels sont souvent gratuits, vous pouvez donc tester différentes solutions afin de choisir celle qui vous convient le mieux !