Une des pratiques incontournables favorisant le développement d’une Entreprise est la réunion. La salle réservée à ce procédé est un lieu stratégique où sont prises des décisions importantes tirées d’une large réflexion. De nos jours, les Entrepreneurs orientent leur choix dans la location de salle de réunion. Mais comment choisir une salle de réunion ? Voici quelques critères à prendre en compte avant de louer une salle de réunion.
Le nombre de participants et le type de réunion
Lors d’une organisation d’événements, il est important de déterminer le nombre d’invités. Cela vous permettra de louer une salle de réunion adaptée au nombre de participants.
La taille de la salle nécessaire dépend généralement du type de réunion et de son objectif. Certaines réunions regroupent un nombre très limité de participants. D’autres, en revanche nécessitent des salles plus spacieuses. Par exemple, lors d’un séminaire, le nombre de personnes à convier est souvent élevé contrairement à une simple réunion d’équipe qui ne regroupe souvent que quelques collègues.
L’emplacement et la localisation
Choisir une salle de réunion bien localisée est primordial pour assurer le bon déroulement de l’événement. Pour ce faire, choisissez un emplacement près de vos locaux. Cela facilitera le déplacement des participants. Il est préférable également les salles de réunions qui se repèrent aux alentours des transports en commun pour éviter que vos invités ne soient découragés.
Dans un autre cas, vous pouvez choisir une salle de séminaire plutôt éloignée, seulement, veillez à ce que l’entourage soit calme. Une salle en centre-ville pourrait être facilement accessible, mais le son des moteurs aux alentours pourrait être une source de distraction. Ensuite, la présence de certains éléments pourrait également rendre votre expérience plus agréable comme le parking ou les hébergements au voisinage pour une réunion de longue durée.
Les équipements de la salle
Afin de réaliser votre réunion dans un confort total, il est essentiel de choisir une salle bien équipée. Ces détails sont importants dans la mesure où vous n’aurez plus à transporter des matériels pour l’événement. Pour cela, vous avez le choix entre une salle de séminaire déjà équipée ou louer des matériels.
Pour commencer, veillez à ce que la salle dispose des outils les plus importants comme l’écran de projection, un tableau, la connexion internet, etc. Puis, en ce qui concerne les autres équipements comme la table et les chaises, vérifiez leur confort, leur commodité pour maximiser la concentration des participants.
De surcroît, vous aurez également à choisir entre différentes dispositions. Ces dernières dépendent essentiellement de l’objectif de votre réunion. En termes de dispositions, vous aurez diverses options à l’instar d’une salle de réunion en U ou en boardmeeting.
La restauration
Notre temps de concentration est limité et pour favoriser la concentration, une réunion devrait comprendre quelque temps de pause. Si vous envisagez de louer une salle de réunion, il est donc important de penser à ce détail, particulièrement si vous prévoyez un séminaire de longue durée. Un déplacement sur une longue distance pour la pause déjeuner pourrait, en effet, démotiver vos invités.
Choisissez le type de restauration en fonction de vos besoins. Pour certaines réunions, un distributeur de café ou d’eau suffit. Pour d’autres, les réunions sont considérées très importantes et devront bénéficier d’un catering. Tout cela, encore une fois, dépendra de vos objectifs et votre budget.
Un éclairage adapté à la vue
Savez-vous qu’une fatigue visuelle présente une lourde conséquence aux termes de concentrations, dans la compréhension des mots, dans les attentions particulières, et même dans la qualité attendue par le travail ? Quand le visuel présente des défauts en faisant travailler trop les yeux , ces enchaînements peuvent surgir. Cette situation peut survenir dans le cas où il y a confrontation avec un éclairage inadapté à la vue. En effet, l’éclairage tient une place importante afin de parvenir à une bonne réflexion et d’avoir un bon résultat. Une lumière dérangeante irrite les nerfs et limite l’accumulation d’idée, qui n’est autre que l’atout majeur attendu par les participants. Il est, par conséquent, recommandé d’opter pour une luminosité de type naturel, de l’éclairage conçu pour réduire les efforts oculaires durant les réunions. Il peut y avoir différents visuels, mais pour une bonne salle de réunion, les protections lumineuses doivent être homogènes et utiliser selon les normes.
