L’accueil téléphonique est une fonction essentielle permettant à une entreprise d’optimiser sa relation avec ses clients et prospects. Pourtant comme cette mission se révèle particulièrement chronophage, bon nombre d’entreprises décident de la confier à un prestataire externe. Mais cette solution est-elle vraiment judicieuse ? Pour répondre à la question, découvrez à travers cet article les avantages pour une entreprise d’externaliser son accueil téléphonique.
En quoi consiste réellement l’externalisation de l’accueil téléphonique ?
Avant de parler des divers avantages de confier son service d’accueil téléphonique à un centre d’appel externe, il est important de comprendre en quoi consiste réellement cette mission. Avec le développement des prestations d’externalisation, de plus en plus de sociétés choisissent de profiter de l’expérience et du savoir-faire des professionnels en call center en externalisant leur service d’accueil téléphonique.
Pour ce faire, les appels provenant des clients et des prospects de l’entreprise sont redirigés vers les lignes du centre d’appels. Les téléopérateurs de ce dernier sont chargés de répondre et de traiter chaque appel suivant les consignes et les cahiers de charge de la société cliente. Les professionnels du call center sont donc en mesure d’apporter des réponses pertinentes aux réclamations, aux demandes de renseignements et même aux services après-ventes concernant l’entreprise.
Les avantages de confier son accueil téléphonique à un centre d’appel
- Une importante réduction des coûts
Comme pour tout projet d’externalisation, confier son service d’accueil téléphonique à un centre d’appel s’inscrit avant tout dans une logique de diminution des coûts. En effet, quel que soit le secteur d’activité dans lequel évolue la société, la sous-traitance de ses opérations téléphoniques se révélera toujours plus rentable. Cela vaut encore plus pour une entreprise dont les activités amènent à la gestion d’un volume d’appels important.
En léguant cette mission à un prestataire externe, la société n’aura pas besoin d’engager du personnel supplémentaire. Parce que le prestataire dispose d’ores et déjà des collaborateurs indispensables et qualifiés pour le service. Par ailleurs, l’entreprise pourra économiser sur les différentes charges liées à la tâche, à l’instar des frais d’abonnement téléphonique, le coût des matériels, les congés payés, etc.
- Un excellent traitement des appels
Il est tout à fait possible de confier la réception des appels entrants à ses collaborateurs en interne. Pourtant, cette alternative n’est pas la plus idéale. En effet, la qualité du traitement de ces appels sera moins satisfaisante dans la mesure où les collaborateurs ont d’autres tâches à accomplir. Au lieu d’apporter une amélioration à l’organisation, ce choix pourrait empirer les choses.
À cet effet, externaliser le service d’accueil téléphonique serait la solution la plus judicieuse à adopter. Les professionnels au niveau du centre d’appels ont pour mission de prendre en charge les sollicitations des clients et prospects. Pour ce faire, ils disposent de compétences et d’outils adaptés pour mener à bien leurs tâches en se basant sur les consignes de la société cliente.
- Un service de qualité et permanent
Malgré la grande présence de l’internet dans les échanges et les relations avec les clients et prospects, le téléphone demeure un point de contact important à ne pas négliger pour renseigner les consommateurs. La qualité de l’accueil téléphonique forme la première impression que l’interlocuteur se fait de l’entreprise.
Il est à noter que cette première impression est souvent décisive et véhicule l’image de marque de la société. En optant pour l’externalisation de son service d’accueil téléphonique, cette dernière peut être sûre d’offrir un service client efficace, permanent et de qualité. Les sollicitations des clients et prospects seront prises en charge immédiatement, évitant ainsi les longues tonalités et autres musiques d’attente qui sont mal perçues par la personne au bout de la ligne.
