Toutes les factures seront dématérialisées d’ici 2025 conformément aux prévisions de la loi de finances 2020. La lutte contre la fraude est le principal objectif de ce dispositif parce que les informations électroniques seront directement accessibles pour contrôle par l’administration fiscale. Dans ce processus, le logiciel de facturation apparaît comme la solution incontournable que toutes les entreprises devront adopter. Focus.
Le logiciel de dématérialisation des factures en quelques mots
Un logiciel de dématérialisation des factures est un programme informatique de gestion des factures entrantes. Il inclut toutes les fonctionnalités nécessaires pour contrôler, pour valider ou extraire toutes les informations nécessaires sur chaque facture sans intervention humaine.
Les logiciels de dématérialisation des facures disponibles sur le marché sont conçus avec des fonctionnalités différentes qui dépendent des éditeurs. La gestion de la facturation ELO concerne par exemple en plus des factures classiques, les factures internationales et multi devises. L’outil gère également les avoirs et sépare automatiquement les factures constituées de plusieurs pages. Il gère aussi les délais de paiement et dispose d’un tableau de bord permettant de suivre l’avancement et le traitement des factures en temps réels.
Bien entendu, en plus des fonctions propres à ce logiciel de facturation ELO, d’autres options sont disponibles sur d’autres outils. Et ces logiciels sont en général personnalisables c’est-à-dire que les entreprises peuvent paramétrer certaines options pour que l’outil soit le plus adapté possible à leurs besoins.
Quels seraient les avantages de la dématérialisation ?
Ainsi, la facturation électronique est une étape incontournable de la dématérialisation. Mais puisque cette dématérialisation obligatoire dans toutes les entreprises a été mise en place principalement pour éviter les fraudes, certains chefs d’entreprise se demandent si l’utilisation d’un logiciel de facturation pourrait quand même avoir des avantages pour leur établissement.
Heureusement, bien plus qu’une contrainte, la dématérialisation des factures est profitable pour les entreprises en de nombreux points. L’économie réalisée est l’une des premières raisons d’utiliser un logiciel de facturation et d’autres outils relatives à la dématérialisation. Une facture dématérialisée coûte moins cher parce qu’elle ne nécessite ni papier, ni ancre, ni timbre pour l’envoi, etc. C’est donc également un investissement écologique qui réduit l’empreinte carbone de l’entreprise.
Parlons également du gain de temps dans l’envoi et la réception des factures numériques qui se font en temps réel. On peut donc oublier l’envoi par courrier classique qui peut prendre un à plusieurs jours. Et une réception plus rapide signifie évidemment un paiement également plus rapide. Toujours à propos de gain de temps, l’archivage numérique ne demande que quelques clics pour trouver et classer les factures. Par ailleurs, le gain de place n’est pas non plus négligeable. Alors qu’une salle d’archivage d’une capacité moyenne de 23.000 pages par m² serait indispensable avec des factures papier, l’archivage numérique ne nécessite pratiquement pas d’espace physique.
D’autre part, le logiciel de dématérialisation des factures garantit la sécurité et l’intégrité des données. Les risques d’erreurs sur les écritures comptables sont moindres, de même que les suppressions accidentelles.
Alors que le logiciel de facturation est incontournable pour les factures, d’autres outils similaires sont également à découvrir dans cette démarche obligatoire de dématérialisation. D’ailleurs, bien choisir ces outils de dématérialisation de documents est de rigueur afin de profiter pleinement de ce nouveau dispositif. Si les chiffres sont pour le moment relativement frileux en France concernant la transition numérique surtout pour les TPE/PME, cette obligation de dématérialisation de documents devra faire avancer les choses.
